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L'Université de Franche-Comté recherche une secrétaire pour le service Hygiène Sécurité

Veuillez trouver plus d'information sur ce temps complet, en cliquant sur le lien ci-dessous :

https://www.place-emploi-public.gouv.fr/offre-emploi/secretaire-service-hygiene--securite--reference-2020-380651


Informations générales

- Domaine fonctionnel & emploi Administration générale • Secrétaire (FPH - 45S30)

- Date de publication 27/04/2020

- Date de fin de publication 14/05/2020

Descriptif de l'employeur Forte de ses 2500 enseignants, enseignants-chercheurs, personnels administratifs, ingénieurs, bibliothécaires et techniciens, l'Université de Franche-Comté (UFC) accueille 23700 étudiants cette année et près de 6000 étudiants et stagiaires étrangers sur ses 5 sites universitaires de Besançon, Belfort, Montbéliard, Vesoul et Lons-le-Saunier. Les étudiants et stagiaires internationaux représentent 23% de ses effectifs globaux pour une moyenne de 14 % au niveau national. L'Université de Franche-Comté est, aux côtés de la Région, des collectivités locales et du monde socio-économique, un véritable acteur territorial, créateur de richesses. Réel moteur dans la création de la COMUE Université Bourgogne Franche-Comté (UBFC) ; acteur majeur de l'Initiative d'Excellence ISITE, l'UFC porte la volonté de construire et pérenniser les synergies dans l'intérêt commun des établissements tout en privilégiant leurs spécificités. L'UFC développe une politique d'internationalisation marquée avec plus de 100 accords internationaux actifs et un engagement fort de développement des relations franco-suisses. De nombreuses spécialités constituent les points forts de l'UFC comme la santé et les innovations technologiques pour la santé, le domaine de l'environnement, de l'écologie et de la dynamique des territoires, les mathématiques, la physique moléculaire, la chimie des matériaux, la psychologie cognitive, l'histoire de l'Antiquité ou encore l'apprentissage des langues avec le centre de linguistique appliquée (CLA) renommé au niveau international. Disposant d'un vrai potentiel dans le domaine des sciences, l'UFC affirme sa dimension d'université de recherche avec une forte synergie entre recherche, formation et valorisation. Elle entretient des collaborations très étroites avec les organismes nationaux de recherche (CNRS, INSERM, INRA, …) ainsi qu'avec les pôles de compétitivités. L'UFC a l'ambition de conforter la qualité de l'offre de formation, de confirmer sa dimension internationale, de renforcer la synergie recherche, formation, valorisation, de s'affirmer comme un acteur majeur de la professionnalisation et de la formation tout au long de la vie et de contribuer à la visibilité de la COMUE UBFC. Site Internet: www.univ-fcomte.fr

Descriptif du poste Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité du service. Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du service. Participer au fonctionnement du système de management de la santé et la sécurité. Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité du service Assurer l’accueil physique, téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et mail Classer et archiver les documents du service  Gestion administrative Saisir et mettre à jour les données dédiées à la gestion notamment administrative, financière, RH, convocations, groupes de travail, réunions, … Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, …), les reproduire et les diffuser  Retranscrire les informations orales à l’écrit Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes et externes concernés Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service Participer aux préparations de logistique du service, assister les personnels et les équipes Gestion des frais de déplacement du service Système de management de la santé et la sécurité  Assurer le contact et la logistique avec les entreprises Gérer et coordonner avec le RACPP les demandes de formation UFC Initier la démarche de classement et d'archivage de l'ensemble des données HS (numérique et papier)  Mise en place de référentiel/ procédure pour : documents marchés (DAM/MAPA) Participer à l’instruction des dossiers manifestations et en assurer le suivi Maîtrise des outils propres au service (GPUC) Garantir la confidentialité des actions Instance CHSCT Organisation logistique et financière du CHSCT Communication interne Secrétariat administratif (réalisation des ODJ, des procès-verbaux et des comptes rendus de décisions) Suivi administratif des visites et enquêtes Garantir la confidentialité

Profil recherché Compétences nécessaires et qualités requises Maîtriser parfaitement l’outil informatique (Excel, Word, Powerpoint, Adobe Creator, Internet, …) Maîtriser parfaitement la langue française à l’écrit Savoir chercher l’information Savoir s’impliquer dans un travail de groupe Disponibilité Organisation et Rigueur Technique d’élaboration de documents Technique d’accueil téléphonique et physique Accueillir et savoir prendre des messages Savoir rendre compte Sens relationnel (Savoir écouter, Savoir communiquer, Être courtois) Respecter la confidentialité Savoir s’impliquer dans le service Être en capacité d’adapter son fonctionnement quotidien en cas de gestion de crise Autonomie Réactivité

Niveau d'études minimum requis Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Contactez-nous:      m2sqhereims@gmail.com      I      Suivez-nous : 

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